Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Janeway.io UG (haftungsbeschränkt)
August-Bebel-Straße 16, 16816 Neuruppin
Amtsgericht Neuruppin HRB 15191 NP
Geschäftsführer: Lukas Pritzkow
E-Mail: datenschutz@janeway.io
Telefon: +49 3391 3423 000

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; eine Bestellpflicht nach Art. 37 DSGVO / § 38 BDSG besteht nach derzeitiger Einschätzung nicht.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich ausschließlich auf diese Website. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb einer funktionsfähigen Website und die Beantwortung Ihrer Anfragen erforderlich ist. Eine Ausnahme gilt in Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

Auf dieser Website ist der KI-Chat- und Voice-Assistent „Jane" als Widget eingebunden; er wird über unsere eigene Infrastruktur (agent.janeway.io, in Deutschland betrieben) betrieben. Erst wenn Sie das Widget aktiv öffnen und eine Nachricht senden bzw. ein Gespräch starten, werden die von Ihnen eingegebenen Inhalte zur Beantwortung Ihrer Anfrage verarbeitet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der von Ihnen im Widget eingegebenen Chat- und Sprachinhalte ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage und der Bereitstellung des Assistenten). Die darüber hinausgehende Verarbeitung im Rahmen unserer Produkte und Dienstleistungen (z. B. KI-Telefonie) ist nicht Gegenstand dieser Erklärung, sondern wird gegenüber den jeweiligen Nutzern dieser Dienste gesondert dargestellt. Bei Nutzung des Assistenten werden Sie darauf hingewiesen, dass Sie mit einem KI-System interagieren (Art. 50 KI-VO, VO (EU) 2024/1689).

Nutzen Sie die Voice-Funktion des Assistenten, verarbeiten wir zur Beantwortung Ihrer Anfrage Audiodaten sowie die daraus erstellten Transkripte. Audio-Rohdaten werden nach 7 Tagen, Transkripte nach 60 Tagen automatisch gelöscht. Eine Aufzeichnung des Gesprächs erfolgt ausschließlich nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die zu Beginn des Gesprächs eingeholt wird; Sie können das Gespräch jederzeit abbrechen, ohne dass eine Aufzeichnung erfolgt. Ohne Ihre Einwilligung wird das Gespräch nicht aufgezeichnet (§ 201 StGB).

3. Erhobene Daten

3.1 Server-Logdaten (automatisch)

Bei jedem Aufruf dieser Website werden durch unseren Hosting-Dienstleister automatisch technische Zugriffsdaten in Server-Logdateien erfasst:

• IP-Adresse
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• Referrer-URL
• Zeitpunkt des Zugriffs
• Angeforderte Seiten

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website auszuliefern und ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen oder eine Auswertung zu Werbezwecken findet nicht statt.

3.2 Kommunikationsdaten

Bei der Kontaktaufnahme über unser Kontaktformular oder per E-Mail:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Unternehmen (optional)
• Nachrichteninhalt

Diese Angaben verarbeiten wir ausschließlich, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und mit Ihnen Kontakt aufzunehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO). Pflichtfelder sind als solche gekennzeichnet; alle weiteren Angaben sind freiwillig.

4. Zweck und Rechtsgrundlagen

4.1 Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Bearbeitung Ihrer Kontaktanfragen und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

4.2 Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Gewährleistung der IT-Sicherheit, Fehlerbehebung und Optimierung unserer Dienste.

4.3 Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Soweit Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben, z.B. für optionale Dienste, Newsletter oder Cookies.

5. Auftragsverarbeitung und Sub-Dienstleister

Für den Betrieb dieser Website setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein, mit denen Verträge zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen wurden:

5.1 Hosting

Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen — Serverstandort: Deutschland. Bereitstellung der Server-Infrastruktur, auf der diese Website betrieben wird.

5.2 E-Mail-Versand

Für den Versand von E-Mails (z. B. Kontaktformular-Bestätigungen) nutzen wir SMTP-Dienste über unsere eigene Infrastruktur in Deutschland.

5.3 KI-Assistent „Jane" (Widget-Infrastruktur)

Die Chat- und Voice-Funktion des Assistenten „Jane" wird über unsere eigene Infrastruktur (automations/agent.janeway.io) betrieben, die in Deutschland gehostet wird. Die im Widget eingegebenen Chat- und Sprachinhalte werden auf dieser Infrastruktur zur Beantwortung Ihrer Anfrage verarbeitet.

6. Speicherdauer und Löschung

Wir folgen dem Grundsatz der Datensparsamkeit:

• Server-Logdaten: Löschung bzw. Anonymisierung in der Regel nach 14 Tagen, sofern nicht aus Sicherheitsgründen (z. B. zur Abwehr von Angriffen) länger erforderlich
• Kontaktanfragen: Löschung nach Abschluss der Bearbeitung, spätestens nach 6 Monaten
• Geschäftliche Korrespondenz: Aufbewahrung gemäß gesetzlicher Fristen (6 bzw. 10 Jahre nach HGB/AO)

7. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch:

• TLS/SSL-Verschlüsselung aller Datenübertragungen (HTTPS)
• Strikte Zugriffskontrollen und Berechtigungsmanagement
• Regelmäßige Sicherheitsreviews und Updates der eingesetzten Systeme
• Kern-Hosting in deutschen Rechenzentren (Hetzner Online GmbH)

8. Cookies und Tracking

8.1 Technisch notwendige Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies für den Betrieb der Website (z.B. Theme-Einstellung). Diese Cookies erfordern keine Einwilligung.

8.2 Analyse und Tracking

Wir setzen derzeit keine Analyse- oder Tracking-Tools von Drittanbietern ein. Es findet kein Profiling statt.

9. Eingebettete Inhalte und Drittanbieter

9.1 Karteneinbindung (Click-to-load)

Zur Anzeige unseres Standorts setzen wir MapLibre GL mit Kartenkacheln von CARTO (CartoDB Inc., USA) ein. Die Karte wird nicht automatisch geladen, sondern erst nach einem ausdrücklichen Klick auf „Karte laden". Erst dann baut Ihr Browser eine direkte Verbindung zu den Servern von CARTO (basemaps.cartocdn.com) auf. Dabei wird Ihre IP-Adresse an CartoDB Inc. in die USA übertragen. Rechtsgrundlage dieser Drittland-Übermittlung ist Ihre ausdrückliche Einwilligung, die Sie durch den Klick auf „Karte laden" erteilen (Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO), nachdem wir Sie auf das ggf. fehlende EU-Datenschutzniveau hingewiesen haben. Soweit CartoDB Inc. unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, stützt sich die Übermittlung zusätzlich auf den entsprechenden Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO). Vor Ihrem Klick findet keine Datenübertragung an CARTO statt.

10. Automatisierte Entscheidungen

Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt. Der KI-Assistent Jane dient ausschließlich der Beantwortung Ihrer Anfragen.

11. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen ("Recht auf Vergessenwerden").
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir Ihnen Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format übermitteln.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen.
• Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: datenschutz@janeway.io

12. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
Telefon: +49 33203 356-0
E-Mail: poststelle@lda.brandenburg.de

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder bei Änderungen des Dienstes anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.