Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Janeway.io UG (haftungsbeschränkt)
August-Bebel-Straße 16, 16816 Neuruppin
Amtsgericht Neuruppin HRB 15191 NP
Geschäftsführer: Lukas Pritzkow
E-Mail: legal@janeway.io
Telefon: +49 3391 3423 000

1.1 Datenschutzbeauftragter

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt. Sie erreichen ihn unter:

Patrick Knittel
Knittel Akademie für Datenschutz & Compliance
Mescheder Weg 57, 13507 Berlin
E-Mail: info@knittel-compliance.de
Telefon: +49 30 5522 8166

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und zur Ausübung Ihrer Rechte nach der DSGVO können Sie sich unmittelbar an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Alternativ erreichen Sie uns unter legal@janeway.io.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich auf diese Website, den darauf eingebundenen Assistenten sowie die im Impressum genannten telefonischen Kontaktwege. Wir verarbeiten personenbezogene Daten für den Betrieb einer funktionsfähigen Website, für die Beantwortung Ihrer Anfragen, für unsere telefonische Erreichbarkeit, für die Abwehr von Missbrauch und für die statistische Auswertung der Nutzung unseres Assistenten. Auf welcher Rechtsgrundlage das jeweils geschieht, steht in Abschnitt 4.

2.1 Der Assistent „Jane“: Zweck und Rechtsgrundlagen

Auf dieser Website ist der KI-Chat- und Voice-Assistent „Jane“ als Widget eingebunden; er wird über eine von uns selbst betriebene, in Deutschland gehostete Assistenten-Infrastruktur bereitgestellt (Abschnitt 5.3). Erst wenn Sie das Widget aktiv öffnen und eine Nachricht senden bzw. ein Gespräch starten, werden die von Ihnen eingegebenen Inhalte zur Beantwortung Ihrer Anfrage verarbeitet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der von Ihnen im Widget eingegebenen Chat- und Sprachinhalte ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin), soweit Ihre Anfrage auf die Anbahnung oder den Abschluss eines Vertrags mit uns gerichtet ist. Ist sie das nicht — etwa bei einer allgemeinen Auskunft —, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, an uns gerichtete Anfragen zu beantworten und den Assistenten zu diesem Zweck bereitzustellen (Abschnitt 4.2). In diesem Fall steht Ihnen das Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO zu (Abschnitt 11). Die darüber hinausgehende Verarbeitung im Rahmen unserer Produkte und Dienstleistungen (z. B. KI-Telefonie) ist nicht Gegenstand dieser Erklärung, sondern wird gegenüber den jeweiligen Nutzern dieser Dienste gesondert dargestellt. Zu den Transparenzpflichten nach Art. 50 der KI-Verordnung (VO (EU) 2024/1689) und ihrer Umsetzung siehe Abschnitt 10.2.

2.2 Sitzungs-Metadaten des Assistenten

Zu jeder Widget-Sitzung speichern wir serverseitig technische Sitzungs-Metadaten (Sitzungstyp Chat/Voice, Herkunfts-URL der aufrufenden Seite, User-Agent Ihres Browsers, Anzahl der Nachrichten, Dauer und Zeitstempel) zum Betrieb, zur Missbrauchsabwehr und zur Statistik; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Eine werbliche Profilbildung erfolgt nicht.

2.3 Übermittlung an die KI-Anbieter und Bestätigung am Widget

Zur Erzeugung der Antworten werden Ihre Eingaben an KI-Anbieter übermittelt: Mistral AI (Frankreich, EU) erzeugt die Antwort; bei Voice kommen Spracherkennung und Sprachsynthese hinzu. Für diesen Assistenten setzen wir ausschließlich Anbieter mit Sitz in der Europäischen Union ein; ein automatischer Fallback auf andere Regionen oder Anbieter ist ausgeschlossen. Die Textverarbeitung (Mistral, Frankreich) und die Spracherkennung (Azure, Region Germany West Central) werden in der Europäischen Union verarbeitet; für die Sprachsynthese ist der Verarbeitungsort nicht zugesichert. Welcher Anbieter welchen Schritt erbringt, wo er verarbeitet und wie weit der Verarbeitungsort vertraglich zugesichert ist, weist Abschnitt 5.4 je Empfänger aus. Der Chat-Text wird ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet. Vor dem ersten Start des Assistenten müssen Sie unmittelbar am Widget ein Pflicht-Ankreuzfeld bestätigen, das auf unsere AGB und diese Datenschutzerklärung verweist; ohne diese Bestätigung lässt sich der Assistent nicht starten. Den jeweils angezeigten Wortlaut sehen Sie unmittelbar am Ankreuzfeld. Diese Bestätigung ist eine Kenntnisnahme der Vertragsbedingungen und keine datenschutzrechtliche Einwilligung: Sie aktiviert weder Anbieter noch Übermittlungen und heilt keinen fehlenden Nachweis. Die Verarbeitung Ihrer Eingaben stützt sich auf die vorstehend genannten Rechtsgrundlagen, nicht auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

2.4 Voice-Funktion

Nutzen Sie die Voice-Funktion des Assistenten, verarbeiten wir Audiodaten sowie die daraus erstellten Transkripte. Über die Mikrofon-Schnittstelle Ihres Geräts (getUserMedia) wird das Audio in Echtzeit an die Anbieter der Sprachdienste übertragen; welche das sind, wo sie verarbeiten und wie weit der Verarbeitungsort vertraglich zugesichert ist, steht vollständig in Abschnitt 5.4. Ein automatischer Fallback auf andere Regionen oder Anbieter ist ausgeschlossen. Die eingehende SIP-Telefonanbindung des Agentur-Sprachagenten erfolgt über die Vonage B.V., Radarweg 29 A, 1043 NX Amsterdam, Niederlande — einen Vertragspartner im Europäischen Wirtschaftsraum; eine Übermittlung in ein Drittland ist damit nicht verbunden (Abschnitt 5.4). Etwaige Weiterübermittlungen innerhalb ihrer Unternehmensgruppe sind noch zu erheben. Dieser SIP-Pfad ist von der allgemeinen Telefonzentrale über Twilio zu trennen (Abschnitt 5.6). Eine Browser- oder UI-Bestätigung ist keine Freigabe und ersetzt weder Rechtsgrundlage noch Kapitel-V-Nachweis.

Audiodaten werden ausschließlich transient zur Live-Verarbeitung genutzt und nicht dauerhaft gespeichert. Bei dem auf dieser Website eingebundenen Assistenten — dem Agenten „Janeway Technology (Zentrale)“ — ist die Speicherung von Gesprächstranskripten abgeschaltet: Transkripte Ihres Gesprächs mit diesem Assistenten werden nicht dauerhaft gespeichert. Auch eine automatisierte Gesprächszusammenfassung und eine Nachbereitungsanalyse Ihres Gesprächs sind bei diesem Assistenten abgeschaltet; aus dem Gesprächsinhalt entsteht damit kein gespeichertes Artefakt. Unabhängig davon speichern wir die Sitzungs-Metadaten nach Abschnitt 2.2 und Verbindungsmetadaten (z. B. Logs); letztere werden nach 90 Tagen gelöscht.

Die abgeschaltete Transkriptspeicherung ist eine Einstellung dieses einen Assistenten, keine Eigenschaft der Technik — andere Assistenten, die wir oder unsere Kunden auf derselben Plattform betreiben, können die Transkriptspeicherung eingeschaltet haben; dort werden Transkripte spätestens 30 Tage nach Erstellung durch einen täglichen automatisierten Löschlauf gelöscht, und es gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Angebots (für die Janeway Suite: janeway.io/datenschutz).

3. Erhobene Daten

Die im Zusammenhang mit dem Assistenten „Jane“ erhobenen Daten — Chat- und Sprachinhalte, Audiodaten, Transkripte und Sitzungs-Metadaten — sind in Abschnitt 2 beschrieben.

3.1 Server-Logdaten (automatisch)

Bei jedem Aufruf dieser Website werden durch unseren Hosting-Dienstleister automatisch technische Zugriffsdaten in Server-Logdateien erfasst:

• IP-Adresse
• Browsertyp und -version
• Betriebssystem
• Referrer-URL
• Zeitpunkt des Zugriffs
• Angeforderte Seiten
• HTTP-Statuscode der Antwort
• übertragene Datenmenge

Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Website auszuliefern und ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen oder eine Auswertung zu Werbezwecken findet nicht statt.

3.2 Kommunikationsdaten

Bei der Kontaktaufnahme über unser Kontaktformular oder per E-Mail:

• Name
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer (optional)
• Unternehmen (optional)
• Nachrichteninhalt

Zusätzlich verarbeiten wir bei jeder Absendung Ihre IP-Adresse, um die missbräuchliche Massenversendung über das Formular zu begrenzen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Abschnitt 4.2). Sie wird dafür nur flüchtig im Arbeitsspeicher gehalten, nicht gespeichert und nicht mit Ihrer Nachricht zusammengeführt.

Diese Angaben verarbeiten wir ausschließlich, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und mit Ihnen Kontakt aufzunehmen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrags gerichtet ist; im Übrigen ist es Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung der an uns gerichteten Anfrage, Abschnitt 4.2) — insoweit steht Ihnen das Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO zu (Abschnitt 11). Name, E-Mail-Adresse und Nachricht sind für die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich; ohne diese Angaben können wir die Anfrage nicht beantworten. Telefonnummer und Unternehmen sind freiwillig.

4. Zweck und Rechtsgrundlagen

4.1 Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Bearbeitung Ihrer Kontaktanfragen und Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

4.2 Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Auf ein berechtigtes Interesse stützen wir die Server-Logdaten (Abschnitt 3.1), die Sitzungs-Metadaten des Assistenten (Abschnitt 2.2) sowie die Beantwortung von Anfragen, die nicht auf einen Vertrag gerichtet sind (Abschnitte 2.1 und 3.2).

Unsere berechtigten Interessen sind dabei im Einzelnen:

• die Sicherheit, Stabilität und Verfügbarkeit unserer Website und der dahinterliegenden Systeme, insbesondere das Erkennen, Eingrenzen und Abwehren von Angriffen sowie die Verfolgung von Missbrauch (Erwägungsgrund 49 DSGVO);
• das Erkennen und Beheben technischer Fehler im laufenden Betrieb;
• unser wirtschaftliches Interesse daran, an uns gerichtete Anfragen zu beantworten, den Assistenten bereitzustellen und seine Nutzung anhand der Sitzungs-Metadaten statistisch auszuwerten (Abschnitt 2.2).

Wir haben diese Interessen gegen Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten abgewogen. Dabei fällt ins Gewicht, dass wir die genannten Daten nicht zu Werbezwecken auswerten, keine Profile bilden und sie nicht mit anderen Datenquellen zusammenführen; die Speicherdauern sind in Abschnitt 6 genannt. Sie können dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO, Abschnitt 11).

Eine Auswertung Ihrer Websitenutzung zu Reichweitenzwecken findet derzeit nicht statt; wir stützen eine solche Auswertung insbesondere nicht auf ein berechtigtes Interesse (Abschnitt 8.2). Die in Abschnitt 2.2 beschriebene statistische Auswertung beschränkt sich auf die Metadaten der Sitzungen mit dem Assistenten und wird nicht mit Ihrer sonstigen Websitenutzung zusammengeführt.

4.3 Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Soweit Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben, verarbeiten wir Ihre Daten auf dieser Grundlage (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Das betrifft derzeit allein das Laden der eingebundenen Standort-Karte (Abschnitt 9.1; Übermittlung Ihrer IP-Adresse in die USA an CARTO). Für die Reichweitenmessung holen wir keine Einwilligung mehr ein: Sie ist ausgesetzt und findet nicht statt (Abschnitt 8.2). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Für die Voice-Funktion des KI-Assistenten „Jane“ holen wir keine gesonderte Einwilligung ein: Die Verarbeitung stützt sich auf die in den Abschnitten 4.1 und 4.2 genannten Rechtsgrundlagen, nicht auf Ihre Einwilligung. Für sämtliche Sprachdienste ist ausschließlich die Verarbeitung in der Europäischen Union vorgesehen; welche Anbieter das im Einzelnen sind, welche Garantien bestehen und welches Risiko verbleibt, steht in Abschnitt 5.4. Der Text-Chat wird ausschließlich innerhalb der EU verarbeitet.

4.4 Weiterverarbeitung zu einem anderen Zweck (Art. 13 Abs. 3 DSGVO)

Beabsichtigen wir, Ihre Daten für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten als denjenigen, für den wir sie erhoben haben, informieren wir Sie vor dieser Weiterverarbeitung über den neuen Zweck und die übrigen nach Art. 13 Abs. 2 DSGVO erforderlichen Angaben.

5. Auftragsverarbeitung und Sub-Dienstleister

Für den Betrieb dieser Website setzen wir die nachstehenden Dienstleister ein; Abschnitt 5.3 beschreibt demgegenüber eine von uns selbst betriebene Komponente, an der kein eigenständiger Auftragsverarbeiter beteiligt ist. Soweit sie personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir mit ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO:

5.1 Hosting

Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen — Serverstandort: Deutschland. Bereitstellung der Server-Infrastruktur, auf der diese Website betrieben wird.

5.2 E-Mail-Versand

Für den Versand von E-Mails (z. B. der über das Kontaktformular ausgelösten Nachrichten) nutzen wir den E-Mail-Dienst der Proton AG, Route de la Galaise 32, 1228 Plan-les-Ouates, Genf, Schweiz (Rechtsträger und Sitz nach den Anbieterbedingungen, abgerufen am 16.08.2026). Die über das Kontaktformular eingegebenen Daten werden zu diesem Zweck an die Proton AG übermittelt und dort empfangen und im Postfach gespeichert; die Verarbeitung findet in der Schweiz statt. Die Schweiz ist ein Drittland, für das die Europäische Kommission ein angemessenes Schutzniveau festgestellt hat; die Übermittlung stützt sich deshalb auf einen Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO) und bedarf keiner zusätzlichen Garantien nach Art. 46 DSGVO.

5.3 KI-Assistent „Jane“ (Widget-Infrastruktur)

Die Chat- und Voice-Funktion des Assistenten „Jane“ wird über eine von uns selbst betriebene, in Deutschland gehostete Infrastruktur bereitgestellt. Die im Widget eingegebenen Chat- und Sprachinhalte werden über diese Infrastruktur zur Beantwortung Ihrer Anfrage verarbeitet und zur Erzeugung der Antwort sowie — bei der Voice-Funktion — zur Spracherkennung an die nachstehend in Abschnitt 5.4 genannten KI-Anbieter übermittelt; die Spracherkennung wird in Rechenzentren in Deutschland verarbeitet (Abschnitt 5.4).

Das Widget wird bereits beim Aufbau jeder Seite dieser Website von dieser Infrastruktur geladen — unabhängig davon, ob Sie den Assistenten öffnen. Dabei erfasst sie in ihren eigenen Server-Logdateien die in Abschnitt 3.1 genannten technischen Zugriffsdaten; Rechtsgrundlage und Speicherdauer entsprechen den Abschnitten 4.2 und 6. Ihre Eingaben verarbeiten wir erst, wenn Sie den Assistenten öffnen und eine Nachricht senden bzw. ein Gespräch starten (Abschnitt 2.1).

5.4 KI-Anbieter des Assistenten (Chat & Voice)

Zur Erzeugung der Antworten des Assistenten setzen wir die nachstehenden Anbieter ein:

• Chat (Texteingaben): Die von Ihnen im Chat eingegebenen Inhalte werden zur Erzeugung der Antwort an Mistral AI (Frankreich, EU) übermittelt — kein Drittlandtransfer.
• Sprache-zu-Text (STT) der Voice-Funktion: Microsoft Azure AI Speech, Region Germany West Central — alleiniger Pfad; das aufgenommene Gesprächsaudio wird in Rechenzentren in Deutschland verarbeitet und verlässt die Europäische Union nicht. Vertragspartner ist insoweit die Microsoft Ireland Operations Limited (Irland); zur mittelbaren Unterstellung unter US-Recht über die Konzernmutter siehe den Absatz zum Restrisiko unterhalb dieser Aufzählung. Eine Verwendung der übermittelten Inhalte zum Training von KI-Modellen ist ausgeschlossen. Für den Assistenten dieser Website wird Deepgram, Inc. (USA) nicht eingesetzt. Für Deepgram besteht kein DPF, und unsere Transfer-Folgenabschätzung bestätigt die Tragfähigkeit der Standardvertragsklauseln nicht; in der Janeway Suite steht er den Inhabern eines Arbeitsbereichs für deren eigene Agenten gleichwohl zur Auswahl — das ist deren Entscheidung, nicht die für diese Website.
• Antwortgenerierung (LLM) der Voice-Funktion: Mistral AI (Frankreich, EU) — kein Drittlandtransfer.
• Text-zu-Sprache (TTS) der Voice-Funktion: KugelAudio GmbH, Rosenthaler Str. 36, 10178 Berlin — ein Vertragspartner mit Sitz in Deutschland. Die Variante „EU-Only Hosting“, mit der die Sprachsynthese ausschließlich in der Europäischen Union verarbeitet wird, ist gesondert zu buchen; sie ist nicht bestellt und nicht schriftlich bestätigt. Der Verarbeitungsort ist damit vertraglich nicht zugesichert (Abschnitt 2.3).

Die übermittelten Sprach- bzw. Textinhalte beschränken sich auf das zur Beantwortung Ihrer Anfrage Erforderliche.

Provider-Freigabematrix: Mistral erbringt die Textverarbeitung in der Europäischen Union. Für den Assistenten dieser Website ist Azure der Anbieter der Spracherkennung — die Verarbeitung findet in Deutschland statt — und KugelAudio der der Sprachsynthese, deren Verarbeitungsort vertraglich nicht zugesichert ist; Deepgram, ElevenLabs, Cartesia und OpenAI-TTS werden hier nicht eingesetzt. Automatische Fallbacks sind ausgeschlossen. Der Anbieter der Sprachsynthese darf Audio-, Text- oder Sprachproben nicht an seine Unterauftragnehmer weitergeben.

Grundlage der Verarbeitung durch Microsoft Azure AI Speech. Die Verarbeitung findet in Rechenzentren in Deutschland statt; ein Drittlandtransfer im Sinne des Art. 44 DSGVO ist damit nicht schon durch den Verarbeitungsort begründet. Microsoft Ireland Operations Limited gehört jedoch zur Microsoft Corporation (USA) und unterliegt insoweit mittelbar dem US CLOUD Act; ein Herausgabeverlangen an die Muttergesellschaft kann auch in der EU verarbeitete Daten erfassen. Wir stützen die Verarbeitung deshalb vorsorglich ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) und, soweit die Microsoft Corporation als Empfängerin beteiligt ist, auf den Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO (EU-U.S. Data Privacy Framework). Für den auf dieser Website eingebundenen Assistenten legen wir den Anbieter fest; eine Auswahl unter mehreren Anbietern bieten wir Ihnen nicht an. Eine Kopie der Standardvertragsklauseln stellen wir Ihnen auf Anfrage unter legal@janeway.io zur Verfügung (Art. 13 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die übrigen Übermittlungen dieser Website in die USA (Abschnitt 5.6 Telefonzentrale, Abschnitt 9.1 Standort-Karte) stützen sich auf den Durchführungsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10.07.2023 zum EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO); er ist im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht und über die Website der Kommission abrufbar. Ergänzend gelten für diese Empfänger EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die greifen, falls die Listung eines Empfängers entfällt. Eine Kopie dieser Standardvertragsklauseln stellen wir Ihnen auf Anfrage unter legal@janeway.io zur Verfügung (Art. 13 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Restrisiko eines Behördenzugriffs. Die vorgenannten Empfänger haben ihren Sitz in den Vereinigten Staaten oder gehören zu einer US-Muttergesellschaft; sie unterliegen dem dortigen Überwachungs- und Herausgaberecht (insbesondere 50 U.S.C. § 1881a — FISA Section 702, der Executive Order 12333 und dem CLOUD Act, 18 U.S.C. §§ 2701 ff.). Der CLOUD Act kann zur Herausgabe verpflichten, auch wenn die Daten in der EU gespeichert oder verarbeitet werden; ein europäischer Serverstandort schließt das für sich genommen nicht aus. Der Europäische Gerichtshof hat entschieden, dass diese Zugriffsbefugnisse nicht auf das erforderliche Maß beschränkt sind und betroffenen Personen kein den Anforderungen des Art. 47 GRCh genügender Rechtsbehelf zur Verfügung steht (Urteil vom 16.07.2020, C-311/18 „Schrems II“). Der Angemessenheitsbeschluss zum EU-U.S. Data Privacy Framework mildert dieses Risiko, beseitigt es aber nicht. Es verbleibt daher ein Restrisiko, dass US-Behörden auf die übermittelten Daten zugreifen, ohne dass wir hiervon Kenntnis erlangen. Möchten Sie das vermeiden, erreichen Sie uns postalisch unter der im Impressum genannten Anschrift. Der Telefonweg ist dafür kein Ausweg: Unsere Telefonzentrale läuft über Twilio Inc. (USA), zertifiziert unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), ergänzend Standardvertragsklauseln — übermittelt werden Rufnummer und Verbindungsdaten.

Vonage-SIP des Agentur-Sprachpfads. Eingehende Anrufe an den Sprachagenten werden über den SIP-Anbieter zugeführt; verarbeitet werden Rufnummer, Verbindungsdaten und Gesprächston. Vertragspartner ist die Vonage B.V. mit Sitz in den Niederlanden; eine Übermittlung in ein Drittland ist mit der Zuführung des Anrufs durch sie nicht verbunden. Etwaige Weiterübermittlungen innerhalb ihrer Unternehmensgruppe sind noch zu erheben. Dieser SIP-Pfad ist von der allgemeinen Telefonzentrale über Twilio zu trennen.

5.5 Webanalyse

Eine Reichweitenmessung findet auf dieser Website nicht statt; an Google werden aus diesem Anlass keine Daten übermittelt. Einzelheiten in Abschnitt 8.2.

5.6 Telefonische Kontaktaufnahme

Rufen Sie uns unter der im Impressum genannten Festnetznummer an, verarbeiten wir Ihre Rufnummer und die Verbindungsdaten des Gesprächs (Zeitpunkt, Dauer) sowie den Inhalt, soweit Sie ihn uns mitteilen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Anruf der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an telefonischer Erreichbarkeit).

Empfänger: Unsere Telefonzentrale wird über Twilio Inc., 101 Spear Street, San Francisco, CA 94105, USA betrieben. An Twilio werden Rufnummer und Verbindungsdaten übermittelt. Twilio ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss (Art. 45 DSGVO), ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Das oben beschriebene Restrisiko eines Behördenzugriffs gilt für diesen Empfänger ebenso. Eine Tonaufzeichnung des Gesprächs findet nicht statt.

6. Speicherdauer und Löschung

Wir folgen dem Grundsatz der Datensparsamkeit:

• Chat-Inhalte des Assistenten (Ihre getippten Eingaben und die Antworten): für die Dauer der Sitzung; ein dauerhafter Verlauf entsteht bei diesem Assistenten nicht. Auf Ihrem Gerät endet der Zwischenspeicher mit dem Schließen des Browser-Tabs
• Audio-Rohdaten (Voice): werden nur transient zur Live-Verarbeitung genutzt und nicht dauerhaft gespeichert
• Transkripte (Voice): Bei dem auf dieser Website eingebundenen Assistenten ist die Speicherung abgeschaltet — es entstehen keine gespeicherten Transkripte. Bei anderen Assistenten derselben Plattform, für die sie eingeschaltet ist, werden Transkripte spätestens 30 Tage nach Erstellung automatisiert gelöscht (Abschnitt 2.4)
• Verbindungsmetadaten (Voice; z. B. Logs): standardmäßig 90 Tage (automatisiert)
• Audit-/Systemprotokolle: standardmäßig 90 Tage (automatisiert)
• Sitzungs-Metadaten des Assistenten (Sitzungstyp, Herkunfts-URL, User-Agent, Anzahl der Nachrichten, Dauer, Zeitstempel): Sitzungen ohne Nachrichtenaustausch nach 30 Tagen, alle übrigen nach 90 Tagen (automatisiert, täglicher Löschlauf)
• Server-Logdaten: rund fünf Wochen (wöchentliche Rotation, vier vorgehaltene Generationen), danach automatisiert gelöscht; bei konkretem Verdacht auf Angriffe oder Missbrauch werden die betroffenen Einträge bis zur Klärung aufbewahrt
• Kontaktanfragen: Löschung nach Abschluss der Bearbeitung, spätestens nach 6 Monaten
• Geschäftliche Korrespondenz: Aufbewahrung gemäß gesetzlicher Fristen (6, 8 bzw. 10 Jahre — § 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO; für Buchungsbelege acht Jahre)

Die vorstehenden Fristen gelten für den Betrieb dieser Website. Für die Nutzung der Janeway Suite und der dort angebotenen Anwendungen gelten eigene, teilweise abweichende Fristen; sie sind in der dortigen Datenschutzerklärung beschrieben (janeway.io/datenschutz).

7. Datensicherheit

Wir schützen Ihre Daten durch:

• TLS/SSL-Verschlüsselung aller Datenübertragungen (HTTPS)
• Strikte Zugriffskontrollen und Berechtigungsmanagement
• Regelmäßige Sicherheitsreviews und Updates der eingesetzten Systeme
• Kern-Hosting in deutschen Rechenzentren (Hetzner Online GmbH)

8. Cookies und Tracking

8.1 Technisch notwendige Cookies und Speichereinträge

Die nachstehenden Einträge sind Cookies und vergleichbare Speichertechnologien (Local- und Session-Storage). Ein werbliches oder verhaltensbasiertes Tracking findet nicht statt; eine Reichweitenmessung derzeit ebenfalls nicht (Abschnitt 8.2).

Einträge im Local Storage haben keine technische Ablaufzeit; sie bleiben gespeichert, bis Sie sie in Ihrem Browser löschen. Einträge im Session Storage werden mit dem Schließen des Browser-Tabs gelöscht.

Die vorstehenden Einträge erfordern keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG): Sie tragen Ihre Zustimmungsentscheidung oder eine Einstellung, die Sie selbst aktiv vorgenommen haben; die beiden Einträge des Assistenten sind für den Betrieb des Chatfensters unbedingt erforderlich — ohne sie ginge Ihr Gesprächsverlauf beim Wechsel zwischen Seiten verloren. Zum Eintrag, der lediglich merkt, dass Sie einen Hinweis geschlossen haben (sticky-cta-dismissed): Auch er ist unbedingt erforderlich im Sinne des § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG — er setzt Ihre eigene Entscheidung um, den Hinweis nicht erneut zu sehen. Ohne den Eintrag könnten wir diese von Ihnen ausdrücklich gewünschte Wirkung nicht herstellen. Er erhebt keine Angaben über Sie, wird nicht ausgewertet und nicht übermittelt; wer ihn löscht, sieht den Hinweis erneut. Der Assistent „Jane“ legt die beiden letztgenannten Einträge an, sobald Sie ihn öffnen und schreiben; ein Eintrag über Ihre Zustimmung entsteht dabei nicht — sie besteht nur für die Dauer der geöffneten Seite im Arbeitsspeicher. Einwilligungspflichtige Einträge setzen wir nicht (Abschnitt 8.2).

8.2 Reichweitenmessung

Auf dieser Website findet keine Reichweitenmessung statt. Es wird kein Analyse-Skript geladen, kein Analyse-Cookie gesetzt oder ausgelesen und keine Verbindung zu einem Analyse-Anbieter aufgebaut; an Google werden aus diesem Anlass keine Daten übermittelt.

Ihre Einwilligung: Am Ende dieser Seite finden Sie den Bereich „Ihre Einwilligung“. Solange keine einwilligungspflichtige Verarbeitung stattfindet, gibt es dort nichts zu erteilen und nichts zu widerrufen. Nehmen wir eine Reichweitenmessung auf, ändern wir zuvor diese Datenschutzerklärung und holen Ihre Einwilligung ein; eine früher erteilte Einwilligung verwenden wir dafür nicht.

Darüber hinaus setzen wir keine Analyse- oder Tracking-Tools von Drittanbietern ein.

9. Eingebettete Inhalte und Drittanbieter

9.1 Karteneinbindung (Click-to-load)

Zur Anzeige unseres Standorts setzen wir MapLibre GL mit Kartenkacheln von CARTO (CartoDB Inc., USA) ein. Die Karte wird nicht automatisch geladen, sondern erst nach einem ausdrücklichen Klick auf „Karte laden“. Erst dann baut Ihr Browser eine direkte Verbindung zu den Servern von CARTO auf (basemaps.cartocdn.com für die Kartendefinition und tiles.basemaps.cartocdn.com für die Kartenkacheln); dabei wird Ihre IP-Adresse an CartoDB Inc. in die USA übertragen. Vor Ihrem Klick findet keine Datenübertragung an CARTO statt.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Ihre Einwilligung, die Sie mit dem Klick auf „Karte laden“ erteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie diese Seite neu laden: Ihre Entscheidung wird nicht gespeichert, die Karte wird erst nach einem erneuten Klick wieder geladen.

CartoDB Inc. ist nach unserer Prüfung unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung in die USA stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO. Wir prüfen die Zertifizierung anhand der offiziellen Liste unter dataprivacyframework.gov und überprüfen sie mindestens jährlich sowie vor jedem uns bekannten Ablaufdatum einer Zertifizierung. Entfällt sie, stützen wir die Übermittlung auf Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) und weisen Sie vor dem Laden der Karte gesondert darauf hin.

10. Automatisierte Entscheidungen und Transparenz bei KI-Systemen

10.1 Automatisierte Entscheidungen (Art. 22 DSGVO)

Eine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt. Der KI-Assistent Jane dient ausschließlich der Beantwortung Ihrer Anfragen. Ein Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO erfolgt nicht.

10.2 Transparenz bei KI-Systemen (Art. 50 KI-VO)

Der auf dieser Website eingebundene Assistent „Jane“ ist ein KI-System. Wir haben ihn selbst entwickelt und nehmen ihn unter unserem eigenen Namen in Betrieb; wir sind insoweit Anbieter im Sinne von Art. 3 Nr. 3 der KI-Verordnung (VO (EU) 2024/1689) und, weil wir ihn auf unserer eigenen Website einsetzen, zugleich Betreiber im Sinne von Art. 3 Nr. 4 KI-VO. Die zur Antworterzeugung genutzten Modelle Dritter (Abschnitt 5.4) sind zugelieferte Komponenten.

Wir sind verpflichtet, Sie darüber zu informieren, dass Sie mit einem KI-System und nicht mit einem Menschen schreiben oder sprechen (Art. 50 Abs. 1 KI-VO). Diese Information ist Ihnen klar und unterscheidbar spätestens zum Zeitpunkt der ersten Interaktion zu geben und muss den geltenden Barrierefreiheitsanforderungen entsprechen (Art. 50 Abs. 5 KI-VO); im Sprachkanal erfolgt sie zusätzlich zu Gesprächsbeginn akustisch. Im Textkanal trägt der Assistent neben seinem Namen dauerhaft die Plakette „KI-Assistent“ — auf der Startkarte und im Kopf des geöffneten Chatfensters; sie ist fest einprogrammiert und weder abschaltbar noch über die Konfiguration veränderbar. Die vor dem Start abgefragte Bestätigung ist davon getrennt: Sie ist eine Kenntnisnahme unserer Bedingungen und dieser Erklärung und ersetzt die Offenlegung des KI-Charakters nicht.

Die Sprachausgabe des Assistenten wird maschinell erzeugt. Als Anbieter sind wir verpflichtet, synthetische Audio- und Textausgaben in einem maschinenlesbaren Format als künstlich erzeugt oder manipuliert kenntlich zu machen (Art. 50 Abs. 2 KI-VO). Die Ausnahme nach Art. 50 Abs. 2 UAbs. 2 KI-VO — unterstützende Funktion für die Standardbearbeitung oder keine wesentliche Veränderung der vom Betreiber bereitgestellten Eingabedaten oder ihrer Semantik — greift für den Assistenten nicht: Er erzeugt frei formulierte Antworten. Kennzeichnungspflichtig sind damit sowohl die synthetische Sprachausgabe als auch die generativen Textausgaben des Assistenten. Für KI-Systeme, die vor dem 02.08.2026 in Verkehr gebracht wurden, sieht Art. 111 Abs. 4 KI-VO in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744 eine Übergangsfrist bis zum 02.12.2026 vor; für danach in Verkehr gebrachte Systeme gilt die Pflicht unmittelbar. Für den auf dieser Website eingebundenen Assistenten greift die Übergangsfrist: Er ist vor dem 02.08.2026 in Verkehr gebracht worden, und wir nehmen sie in Anspruch. Die maschinenlesbare Kennzeichnung ist bislang nicht umgesetzt — weder die Sprachausgabe noch die Textausgaben des Assistenten tragen eine Markierung. Als technisches Mittel ist eine Markierung über Metadaten beziehungsweise ein Wasserzeichen nach dem Stand der Technik vorgesehen, etwa nach dem C2PA-Standard.

Ein Emotionserkennungssystem oder ein System zur biometrischen Kategorisierung im Sinne von Art. 3 Nr. 39 und Nr. 40 KI-VO setzen wir nicht ein: Aus Ihrer Stimme oder sonstigen biometrischen Daten leiten wir keine Emotionen, Absichten oder Persönlichkeitsmerkmale ab (Art. 50 Abs. 3 KI-VO). Ein Klonen von Stimmen realer Personen setzen wir nicht ein; dieselbe Zusage gibt § 2 Abs. 3 unserer AGB.

KI-generierte Ausgaben sind probabilistischer Natur und können Fehler enthalten. Stützen Sie kritische Entscheidungen nicht allein auf KI-Ausgaben.

11. Ihre Rechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die bei uns zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. Dies schließt das Recht auf eine unentgeltliche erste Kopie der Sie betreffenden Daten ein (Art. 15 Abs. 3 DSGVO; EuGH, Urteil vom 26.10.2023, C-307/22). Für weitere Kopien können wir ein angemessenes Entgelt verlangen.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die unverzügliche Berichtigung unrichtiger und die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht (§ 257 HGB, § 147 AO) oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen entgegensteht.
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können unter den dort genannten Voraussetzungen verlangen, dass Ihre Daten zwar gespeichert, aber nicht weitergehend verarbeitet werden.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht und automatisiert erfolgt, können Sie Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten und an einen anderen Verantwortlichen übermitteln; soweit technisch machbar, übermitteln wir sie auf Wunsch direkt.
• Mitteilung an Empfänger (Art. 19 DSGVO): Jede Berichtigung, Löschung oder Einschränkung teilen wir allen Empfängern mit, denen wir Ihre Daten offengelegt haben, es sei denn, dies ist unmöglich oder mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden. Auf Verlangen nennen wir Ihnen diese Empfänger.
• Automatisierte Entscheidungen (Art. 22 DSGVO): Sie haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Solche Entscheidungen treffen wir nicht (siehe Abschnitt 10).
• Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen — die Einwilligung in das Laden der Standort-Karte durch Neuladen der Seite (Abschnitt 9.1), alle übrigen formlos per E-Mail. Für die Reichweitenmessung besteht derzeit nichts zu widerrufen: Sie ist ausgesetzt (Abschnitt 8.2). Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Hinweis auf Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, die auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) erfolgt. Legen Sie Widerspruch ein, verarbeiten wir diese Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden Ihre Daten zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet, können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen Widerspruch einlegen; danach werden Ihre Daten für diesen Zweck nicht mehr verarbeitet (Art. 21 Abs. 2 und 3 DSGVO).

Der Widerspruch ist an keine Form gebunden und für Sie kostenlos. Richten Sie ihn an legal@janeway.io.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten (Abschnitt 1.1) oder an: legal@janeway.io

Wir beantworten Anfragen unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Bei komplexen oder zahlreichen Anfragen kann diese Frist um weitere zwei Monate verlängert werden; wir informieren Sie in diesem Fall innerhalb des ersten Monats unter Angabe der Gründe. Werden wir auf Ihren Antrag hin nicht tätig, teilen wir Ihnen dies innerhalb eines Monats mit und weisen Sie auf Ihr Beschwerderecht und den Rechtsweg hin (Art. 12 Abs. 4 DSGVO). Zur Bearbeitung müssen wir Ihre Identität feststellen (Art. 12 Abs. 6 DSGVO).

12. Beschwerderecht

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht zu, Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde einzulegen — insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes (Art. 77 Abs. 1 DSGVO). Die Aufsichtsbehörde unterrichtet Sie über den Stand und das Ergebnis der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs (Art. 77 Abs. 2, Art. 78 DSGVO). Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg
Stahnsdorfer Damm 77
14532 Kleinmachnow
Telefon: +49 33203 356-0
E-Mail: poststelle@lda.brandenburg.de

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung an eine geänderte Rechtslage oder an Änderungen des Dienstes anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.

Die Änderungsgeschichte dieses Dokuments wird in der Versionsverwaltung geführt und auf Anforderung vorgelegt. Die geltende Fassung steht im Kopf.